Ao longo dos últimos 15 meses, percebemos um aumento significativo na oferta de vagas e na busca por novas oportunidades no mercado de trabalho.  

Isso se deve, em parte, ao contexto da pandemia de COVID-19 que nos levou a repensar nosso modelo de atuação profissional, além de oportunizar a busca por novas opções, mais alinhadas ao nosso propósito, equilíbrio e bem-estar. E em parte às mudanças de estratégia das empresas, revendo o perfil dos profissionais que as ajudarão a crescer.  

Esse contexto mostra-se bastante desafiador para as empresas, no que se refere ao processo de onboarding, ou integração, em português. As novas maneiras de se pensar as contratações, consideram a importância de receber um novo colaborador, que participou das etapas do processo seletivo de forma 100% remota e, muitas vezes, nem mesmo conhece o local físico onde está a empresa em que irá trabalhar e que desempenhará suas funções de forma virtual. 

O processo de onboarding, por sua natureza, já é instigante, uma vez que o novo colaborador é oriundo de experiências pregressas e foi ambientado em culturas diferentes. Soma-se a isso o excesso de expectativas em relação à nova oportunidade de trabalho, às novas responsabilidades que o cargo exige e aos resultados esperados, é possível afirmar que essa é uma fase que irá gerar muito estresse ao novo contratado. Cabem, nesse contexto, dois questionamentos fundamentais: de que forma a empresa fará o acolhimento neste novo cenário? Quais são as responsabilidades da empresa e do profissional? 

Do ponto de vista da liderança e dos colaboradores da empresa, como é possível acolher um novo profissional sem nunca antes tê-lo visto pessoalmente? Como integrar e apoiar esse novo colaborador sem vê-lo sentado na mesa ao lado? Para que isso ocorra da melhor forma possível é preciso garantir que todas as etapas do processo de onboarding sejam cumpridas no prazo pré-estabelecido, garantindo a redução do estresse inicial, possibilitando uma integração completa nessa jornada do teletrabalho

Um exemplo de sucesso aconteceu na Volvo do Brasil, em 2019, quando a Head de RH, Karen Wasman, lançou para seu time o desafio de alterar o programa de onboarding, da modalidade totalmente presencial para a modalidade on-line, mas sem retirar o foco sobre a experiência do(a) funcionário(a). Isso foi possível à equipe de RH por meio da utilização da metodologia Lean + Agile para mapeamento dos processos internos, com o intuito de promover a humanização do onboarding 100% remoto. Esse exemplo de alteração na contratação de novos profissionais se transformou em uma jornada de aquisição gradual de uma nova cultura e teve como objetivo a preparação das lideranças para receber os novos colaboradores nessa nova modalidade.  

Na Volvo do Brasil, algumas fases dos processos seletivos já eram executadas em ambientes virtuais, porém, com o advento da pandemia de COVID-19, os processos foram totalmente deslocados para esse ambiente e hoje encontram-se incorporados no dia a dia da organização. Dessa forma, o novo profissional dispõe de duas linhas de onboarding: virtual e presencial, o que acabou por gerar um saving para a Volvo e uma maior assertividade na experiência do candidato. 

Pensando nos passos que são importantes nesse processo, listamos a seguir alguns pontos que podem facilitar a integração: 

1. Ferramentas de trabalho:

O processo de onboarding é o que dá início à jornada do novo colaborador. Por meio dele, o novo integrante irá avaliar se o que foi apresentado no processo seletivo condiz com a realidade.  Por isso, o papel dos Recursos Humanos é fundamental para que tudo ocorra da melhor forma para garantir que o novo colaborador receba em casa suas ferramentas de trabalho, como notebook configurado, celular empresarial e o material de apoio para a realização das primeiras tarefas. 

2. Canal de Comunicação:

O processo de integração é o momento de realizar a apresentação institucional e colocar à disposição os canais de comunicação estabelecidos e o acesso aos líderes, além disso, é o momento de passar as informações básicas como jornada de trabalho, horários e combinados prévios, de forma que tudo ocorra bem entre ambas as partes. 

3. Treinamentos

Nesta etapa também é a oportunidade para definir os treinamentos que o novo colaborador participará e o agendamento do envio do cronograma desses treinamentos para que o profissional consiga se programar. 

4. Agenda com o gestor 

A proximidade com o gestor é fundamental para dar suporte e consistência a este processo. Reuniões de acompanhamento diárias ou semanais funcionarão como termômetro para a gestão, além de criar importantes laços com o novo liderado. 

5. Áreas-chave

Apresentar as principais áreas da empresa, como Recursos Humanos, Compras, Financeiro e TI. Essa etapa é de suma importância para garantir a integração e estabelecer uma comunicação fluida. 

6. Mentor

Eleger um colaborador experiente como ponto focal de relacionamento é uma estratégia importante. Esse colega servirá como apoio consultivo na hora de sanar dúvidas pontuais do dia a dia, ou para assuntos de maior complexidade. Tal direcionamento reforça o acolhimento e confere conforto para o profissional em processo de onboarding. 

7. Agendas virtuais

Marcar agendas virtuais com o time, ou com os pares, aproxima o relacionamento e cria pontes. Ações virtuais como comemoração de aniversário ou happy hour promovem tanto a  integração quanto a descontração, além de ser uma maneira de as pessoas se conhecerem em eventos informais. 

Essas sugestões têm por objetivo reduzir a ansiedade e o estranhamento cultural para o novo colaborador no momento da sua chegada à organização. O mercado de trabalho, que sofreu importantes transformações desde 2020, não irá retornar aos antigos modelos. A facilidade para as instituições em ter colaboradores em home office, desempenhando suas funções em qualquer lugar, aumentou as possibilidades de escolha da empresa em relação a excelentes profissionais que podem estar em regiões mais distantes da instituição e não necessitam de mudança de cidade para atuarem.  

A virtualização do trabalho conferiu maior satisfação e longevidade para as relações entre empresa e colaborador.  A despeito dos prejuízos econômicos ocasionados pelo contexto pandêmico, é preciso analisar em que medida os novos processos possibilitaram a aceleração de modelos de transformação que, indubitavelmente, não serão abandonados. 

Danielle Marin – Gerente da Divisão de Recursos Humanos na Michael Page

Fonte de consulta: 

GROYSBERG, Boris. How Remote Work Changes What We Think About Onboarding. Harvard Business Review. Abr. 2020. Disponível em: <https://hbswk.hbs.edu/item/how-remote-work-changes-what-we-think-about-onboarding>. Acesso em: jun. 2021.  

Join over 80,000 readers!
Receive free advice to help give you a competitive edge in your career.